Архивное оборудование: как оснастить архив с наименьшими затратами

Обязательный пункт, предусмотренный в правилах организации хранения документов в архивах, - материально-техническое оснащение (архивное оборудование) помещения, выделенного под архив. При подборе оборудования следует опираться на такие факторы, как тип документов, размер, сроки хранения, предписанные законом и другие. К примеру, для стандартных папок с документами и документов организационно-распорядительного назначения достаточно обычных полочных стеллажей. Для технической, проектно-сметной, технологической, конструкторской, землеустроительной и других специальных видов документации необходимы другие типы стеллажей. 
    
Физические габариты некоторых видов документов существенно отличаются от стандартных управленческих документов, в связи с чем необходимо специальное оборудование – стеллажи со специальными выдвижными полками, негабаритные или крупногабаритные стеллажные системы.

Специальное оборудование для хранения документов обеспечивает требуемый порядок хранения документов в архиве. Набор средств, позволяющих функционировать архиву предприятия, больницы, поликлиники, образовательного учреждения, проектного института может выглядеть следующим образом: 

• сборные металлические стационарные или мобильные стеллажи (с приводом – механическим или электрическим);
• металлические шкафы и сейфы для организации хранения документации по личному составу персонала, документы, составляющие коммерческую тайну, справочные и учетные документы;
• столы для классификации документов, отправляемых на хранение в архив; длина стола должна составлять не менее полутора метров;
• картотечные шкафы для принятого на данном предприятии регистрационного учета поступающих на хранение документов;
• множительная техника для создания пользовательских копий определенных документов, разрешенных для открытого доступа;
• компьютер для ведения учета документов и контроля документооборота;
• различные разграничители, корзины, ящики и прочие мелочи, способствующие сохранности документов, а также препятствующие смешению и произвольному перемещению хранимых на полках бумаг.

Отдельно следует остановиться на стеллажном оборудовании, поскольку его стоимость является основной статьей расходов при организации архивного помещения. При небольшом объеме размещаемой на длительное хранение документации подходят стационарные стеллажи. Они недороги и многофункциональны. На площади до 10 м² стационарные стеллажи позволят разместить очень много бумажных носителей. 

В тех случаях, когда объем документов и сроков их хранения, определенных нормативами, значителен, оптимальным вариантом являются мобильные архивные стеллажные системы. Они позволяют экономить пространство хранилища, эффективны в использовании, долговечны. 

Необходимо сделать одно важное замечание: если компания арендует офисное помещение, и архив рано или поздно придется перевозить в связи со сменой адреса, целесообразнее монтировать стационарные архивные стеллажи. Они легко демонтируются в случае необходимости и могут быть установлены на новом месте за считанные часы, что невозможно при использовании мобильных стеллажей, для которых требуется проведение подготовительных мероприятий и дополнительные материальные затраты.